Política de privacidad
Esta política explica cómo TOROBOT (la "Plataforma") recolecta, usa, comparte y protege la información de los negocios que la usan ("Clientes") y de las personas que conversan con esos negocios por WhatsApp ("Usuarios finales"). Se aplica en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de Colombia.
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1. Rol de TOROBOT
Frente a los datos de los Usuarios finales, cada Cliente es el responsable y TOROBOT actúa como encargado del tratamiento: procesa la información únicamente para prestar el servicio que el Cliente configura. Frente a los datos de la cuenta del Cliente, TOROBOT es responsable.
2. Información que recolectamos
De los Clientes
- Datos de la cuenta: nombre, correo electrónico y contraseña (almacenada cifrada).
- Información de configuración: productos, precios, mensajes, métodos de pago y reglas del asistente.
- Credenciales de integraciones que el Cliente conecta (tokens de acceso de Meta, Shopify y Dropi), guardadas de forma segura y usadas solo para operar esas integraciones.
Datos obtenidos de la plataforma de Meta (con autorización del Cliente)
Cuando el Cliente conecta su cuenta con "Iniciar sesión con Facebook" y otorga permisos, TOROBOT accede a:
| Dato | Uso |
|---|---|
| Portafolios empresariales, cuentas de WhatsApp Business y números de teléfono del Cliente | Permitir que el Cliente elija qué número conecta, suscribir el número a los mensajes entrantes y administrar plantillas de mensaje. |
| Mensajes de WhatsApp enviados y recibidos por el número del Cliente | Mostrar las conversaciones en la consola del Cliente y generar las respuestas del asistente. |
| Cuentas publicitarias, campañas, anuncios y sus métricas (gasto, resultados) | Mostrar reportes al Cliente y asociar cada conversación con el anuncio que la originó. |
| Píxeles / conjuntos de datos del Cliente | Enviar a Meta el evento de compra (Conversions API) cuando se cierra una venta, para medir el rendimiento del anuncio. |
De los Usuarios finales
- Número de teléfono y nombre de perfil de WhatsApp.
- Contenido de los mensajes (texto, notas de voz, imágenes) enviados al número del Cliente.
- Datos de envío entregados voluntariamente para un pedido: nombre, teléfono, ciudad, departamento y dirección.
- Identificador del anuncio de clic a WhatsApp (ctwa_clid) cuando la conversación inicia desde un anuncio.
3. Para qué usamos la información
- Responder mensajes, atender preguntas y registrar pedidos en nombre del Cliente.
- Crear órdenes en las tiendas y operadores logísticos que el Cliente conecta (Shopify, Dropi) y notificar al Usuario final el estado de su pedido.
- Mostrar reportes de conversaciones, ventas y anuncios al Cliente.
- Informar compras a Meta mediante Conversions API, con datos de contacto cifrados con hash, para la medición de anuncios del propio Cliente.
- Seguridad, prevención de abuso, soporte y cumplimiento legal.
No vendemos datos personales. No usamos los datos obtenidos de Meta para publicidad propia, para crear perfiles de usuarios ni para fines distintos a prestar el servicio al Cliente que los autorizó, y no los compartimos entre Clientes.
4. Con quién compartimos información
Solo con proveedores necesarios para operar el servicio, bajo obligaciones de confidencialidad:
- Meta Platforms (WhatsApp Business Platform, Marketing API, Conversions API).
- Proveedores de inteligencia artificial (Anthropic, OpenAI) para generar respuestas y transcribir notas de voz. Los datos se envían solo para procesar cada solicitud.
- ElevenLabs, si el Cliente activa respuestas por nota de voz.
- Shopify y Dropi, cuando el Cliente envía un pedido a esas plataformas.
- Google Maps, para validar direcciones de envío cuando el Cliente lo solicita.
- Railway (alojamiento en la nube) para servidores y base de datos.
- Autoridades, cuando la ley lo exija.
5. Conservación
Conservamos la información mientras el Cliente mantenga su cuenta activa o mientras sea necesaria para prestar el servicio. Cuando el Cliente elimina su cuenta o desconecta una integración, eliminamos los tokens de acceso de inmediato y los datos asociados dentro de los 30 días siguientes, salvo obligación legal de conservarlos.
Además, aunque la cuenta siga activa, aplicamos plazos máximos de conservación. Un proceso automático borra a diario lo que los haya superado:
| Dato | Plazo máximo |
|---|---|
| Conversaciones de WhatsApp (mensajes enviados y recibidos) | 12 meses |
| Archivos adjuntos (imágenes y audios de las conversaciones) | 6 meses |
| Registros de automatizaciones | 30 días |
| Registros de errores y eventos técnicos | 90 días |
Los pedidos, los contactos y los datos de venta se conservan mientras la cuenta esté activa, porque constituyen el registro comercial y contable del Cliente. El Cliente puede solicitar su eliminación anticipada según la sección 7.
6. Seguridad
Usamos conexiones cifradas (HTTPS), contraseñas con hash, aislamiento de datos por Cliente y acceso restringido a la base de datos. Ningún sistema es infalible; si detectamos un incidente que afecte datos personales, lo notificaremos a los afectados y a la autoridad según la ley.
7. Derechos de los titulares
Los titulares pueden conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos, revocar la autorización y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Los Usuarios finales pueden dirigir su solicitud al negocio con el que conversaron o escribirnos directamente. Respondemos consultas en máximo 10 días hábiles y reclamos en máximo 15 días hábiles.
Para eliminar datos, consulta las instrucciones de eliminación de datos.
8. Menores de edad
TOROBOT está dirigido a negocios y no recolecta a sabiendas datos de menores de 18 años.
9. Cambios
Podemos actualizar esta política. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización.